We zitten in een tijd waarbij er een behoorlijke krapte is op de arbeidsmarkt. Het valt niet altijd meer mee om openstaande vacatures in te vullen. Het zo efficiënt mogelijk inzetten van het aanwezige personeel is daarmee belangrijker geworden. Dit kun je doen door een goede personeelsplanning. Het personeelsplanning proces bestaat uit een viertal stappen die je dwingen het aanbod van werk en de beschikbare capaciteit op een bepaald moment te matchen. Zodoende is de workflow gelijkmatiger en beter te behappen. Hiermee zet je je medewerkers efficiënter in en zorg je ook voor minder werkdruk wat de medewerkerstevredenheid ten goede zal komen. Lees meer over personeelsplanning in dit blog.

De processtappen van personeelsplanning

De eerste stap van personeelsplanning is de zogenaamde forecasting. Hierbij kijk je naar het werkaanbod wat aankomende periode op je af gaat komen. Met dit vooruit kijken kan je het betreffende aanbod beter managen. Nadat je de hoeveelheid werk wat op je afkomt in beeld hebt gebracht ga je naar de volgende stap. Dit is capaciteitsmanagement. Je brengt daarbij in beeld hoeveel capaciteit je beschikbaar hebt om het werkaanbod te kunnen verwerken. Je kijkt daarbij dus feitelijk naar het personeelsbestand en dan vooral hoeveel uren daaruit beschikbaar zijn. Vanuit deze aspecten ga je naar de volgende stap van personeelsplanning. Dit is planning. Hier kijk je wanneer moet welk werk gedaan zijn en welke capaciteit moet dan wanneer beschikbaar zijn. In de laatste stap vallen de verschillende puzzelstukjes echt in elkaar. In deze laatste stap zit namelijk het maken van het werkrooster. Een belangrijke stap. Voor het maken van een goed werkrooster is veel software beschikbaar. Zeker als het om grotere aantallen mensen gaan is een investering hierin helemaal niet zo gek. De kans dat je minder fouten maakt en sneller klaar bent is groot. Daarmee verdien je een dergelijke investering snel terug.

Wat levert een goede personeelsplanning op?

Het belangrijkste van een goede personeelsplanning is dat je beter in staat bent de verwachtingen richting de klant waar te maken. Je kijkt over het algemeen wat verder vooruit en daardoor ben je beter in staat het aanbod van werk te managen. Doordat je het aanbod van het werk goed verdeeld is de werkdruk ook gelijkmatiger verdeeld. Dit gaan medewerkers merken. Ze zullen minder werkdruk ervaren en dus meer tevreden zijn. Ook kan een goede personeelsplanning helpen om medewerkers meer in hun kracht te zetten. Dit door ze meer in te zetten op zaken waar ze goed in zijn.